, , ,

7 правил писать письма четко и по существу

7 правил писать письма четко и по существу

В условиях удаленной работы, важность качества письменной коммуникации возрастает. Во-первых, письмо не так передает эмоции, как личная встреча. Во-вторых, нет возможности дать пояснения онлайн. В-третьих, вы не сможете увидеть реакцию визави.

Чтобы избежать недопониманий в вашей письменной коммуникации, предлагаю следовать следующим 7 правилам:

  • Заголовок. Книга начинается с названия. Письмо с заголовка. Возможно вашему адресату приходит очень много писем в день. Сделайте заголовок максимально кратким и емким. Вы должны уместить весь смысл вашего письма в 30–40 знаков. Примерно столько символов вмещается в строку заголовка при самой распространенном вертикальном расположении окон в почтовом клиенте.
    Удачные примеры заголовка:
    – Новый тренинг “Письменные коммуникации”
    – Доступность продукции на складе
    – Новый коллега
  • Действие в заголовке. Если ваше письмо действительно очень важное поставьте перед заголовком “ВАЖНО!” или “СРОЧНО!” Если вы хотите просто проинформировать, то “Для информации”, если нужно какое-то действие, то “Необходимо ваше действие”Удачные примеры заголовка:
    Пройди новый тренинг “Письменные коммуникации”
    ВАЖНО! Проверь доступность продукции на сладе
    Поприветствуем нового коллегу
  • Логлайн. (Логлайн – это два слова на английском logical line – логическая строка.) Логлайном называют максимально короткий пересказ содержания вашего сценария, используя минимальное количество слов, при этом он должен возбудить интерес читателя. 
    При этом обычно добавляют, что количество слов в логлайне не должно превышать 25. Но это не точно. 
    Например, когда вы ищите фильм на Netflix’s, всплывают краткие описания о чем фильм. Чем непонятнее описание, тем меньше шансов, что вы решите его посмотреть. Как писать логлайн можно прочитать в этой статье
    В мире бизнеса принято уметь рассказывать даже самом сложном проекте/идеи за 30 сек. Возможно именно столько вам даст потенциальный инвестор, партнер или клиент для описания своей идеи. Если ваше письмо состоит из монотонного длинного повествования, возможно у него не будет шанса быть прочтенным. Опишите свою идею в одном абзаце. Перечитайте или дайте почитать другим. Если в логлайне вы можете уловить суть письма, переходим к истории.
  • История. Когда вы начинаете повествование, определитесь с типом логической схемы: дедуктивный или индуктивный способ изложения информации. Если вы посмотрите на картинки, которые для вас подготовила моя дочь, то на одной изображен индеец, на другой дед. Ну по крайней мере такое техническое задание я ей дал. ? Эти картинки должны помочь нам запомнить два способа, используя аналогии.

Индукция и дедукция

Индеец. Символизирует индуктивный способ подачи информации – от частного к общему.

Индуктивный способ (индеец) – от частного к общему. Если посмотреть на картинку, то импровизированные перья спускаются на голову индейцу. Подобно небольшим фактам они приводят слушателя с умозаключению/идее.

Например. Аргументы: 1. Сегодня солнечно и тепло 2. Выходной день и у меня есть свободное время 3. Очень хочется физической нагрузки после трудовой недели. Идея: Поэтому я решил отправиться на велопрогулку

Дед. Символизирует дедуктивный способ подачи информации – от общего к частному.

Дедуктивный метод (дед) – от общего к частному. На изображении деда мы видим, что у него есть идея, которая потом переходит в густую бороду.

Например: Я хочу на велопрогулку, потому что мои рагументы следующие: 1. Сегодня солнечно и тепло 2. Выходной день и у меня есть свободное время 3. Очень хочется физической нагрузки после трудовой недели.

ВНИМАНИЕ! Главное, не допускайте смешения этих двух подходов. Это очень важно. Я называю такую ошибку “дедоиндуктивный” метод.

Например: 1. Сегодня солнечно и тепло. Я хочу на велопрогулку, ведь 2. Выходной день и у меня есть свободное время 3. Очень хочется физической нагрузки после трудовой недели.

Такое смешение общего и частного может ввести вашего читателя в ступор.

Андрагогика (наука об обучении взрослых людей) говорит, что взрослые люди предпочитают дедуктивный метод (дед) или от общего к частному. Иными словами, расскажите суть идеи, затем приведите доводы.

  • Краткость Как вы себя чувствуете, если получили от коллеги письмо длиною в жизнь. А что если вы получили 100 таких писем, да еще с заголовками “Важно!”, “Срочно!” или что еще хуже “Х&83>6?%!!!”? Уважайте время других. Пишите кратко, как Хемингуэй, который поспорил на спор, что может расторгать читателя историей в 6 слов. И у него получилось! «Объявление: продаются детские ботиночки, неношеные». Писать кратко намного сложнее, чем писать длинные письма. Тренируйтесь в краткости, убирайте ненужные детали, слабые аргументы и заурядные факты. Так вы сможете добиться большей отдачи от своих писем.
  • Выделяйте главное. Хорошим тоном считается, если вы выделяете действительно важные части письма жирным шрифтом. Например, это могут быть сроки, ответственные, обращения к кому-нибудь из большой группы в середине письма. Дурным тоном может быть чрезмерное выделение шрифтом и цветами, НАПИСАНИЕ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЦЕЛЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ и использование большого количества восклицательных знаков!!!!!!! Отдельным пунктом стоит орфография. Лучше вообще не писать, чем писать письмо с ошибками.
  • Заключение. Закончите свое письмо благодарностью и пожеланием . Если читатель дошел до этой стадии прочтения, то впервую очередь, вы- молодец! Но какой молодец ваш адресат. Поблагодарите за реальный вклад человека/команды в конкретное дело. Например: “Спасибо большое за ваши комментарии!” или “Благодарен за скорый ответ!” Напишите пожелание: “Хороших выходных!”. И подпишите свое письмо именем. Да, технологии уже не оставили нам шанса быть анонимными, но подпись имени автора письма до сих пор считается хорошим тоном.

Спасибо за ваше внимание. Отличных майских праздников, дорогие читатели!

Максим Пельчинский

#на_удалёнке

Поделитесь с друзьями:


Leave a Reply

Login with:





Your email address will not be published. Required fields are marked *

Лучшие статьи о личных коммуникациях.
Каждую неделю.
Мы уважаем конфиденциальность подписчиков.