Лайфхаки дистанционных собраний

Введение

Цифровые технологии и интернет сильно изменили наш мир за последние два десятилетия. Работа, личная жизнь, хобби и увлечения, многое из этого уже трансформировалось в цифровой формат. Даже вечеринки могут проходить по видеосвязи.
Компьютерные программы для дистанционного общения, например Skype, Zoom, WhatsApp вполне себе являются прямыми конкурентами авиакомпаниям или такси. Теперь освоить иностранный язык, научиться играть на гитаре или окончить университет – все это можно сделать не выходя из дома или наоборот на ходу, используя свой личный гаджет.

Особенности общения в интернете

Очевидно, что общение в интернете имеет свои особенности. С одной стороны это очень удобно. Вы можете в любой момент времени позвонить собеседнику и начать диалог, в это же время можно перемещаться в пространстве. Теперь вы можете пересылать файлы, просматривать социальные сети и даже читать в процессе общения.
По моему мнению, есть три главных недостатка всего этого – опция многозадачности, нарушение культуры цифрового общения и отсутствие личного контакта. Давайте разберемся с каждой сложностью отдельно.

Многозадачность

Во время Скайп- митингов (в сфере бизнеса обиходное название дистанционных совещаний) вы можете, выключив камеру, продолжить участвовать в собрании/встрече и параллельно решать другие задачи. При очной же встрече потерю внимания участника к собранию можно легко определить.
Более того, этикет говорит, что использование мобильного телефона или компьютера – дурной тон, не говоря о том, чтобы заняться какими-либо другими делами, например, вышивать крестиком или устроить спортивную тренировку.
Очевидно, что многозадачность наносит вред общению. Об этом говорит исследователь межличностных коммуникаций Селеста Хедли в своем TED выступлении, это же может подтвердить каждый из нас. Если вы что-то рассказываете, а вас не слушают, не задают уточняющих вопросов, как вы, будучи спикером, себя почувствуете? Практика говорит, что в таком случае повышенный стресс гарантирован и выступление может получиться скомканным, если не провальным.

Что делать с первым вызовом цифровой эпохи- многозадачностью? Вот некоторые рекомендации:

1. ? Включайте видео. Если вы организовываете собрание, предупредите участников о том, что вы бы предпочли видеозвонок, а не аудио. Практика показывает, что участники со включенной камерой больше вовлечены в процесс.
2. ❓ Задавайте вопросы. Не секрет, что вопросы – сильный инструмент вовлечь в дискуссию в очной встрече, то же самое работает и на расстоянии.
3. ? Называйте участников по имени. Лично у меня проблема с запоминанием имен людей и других нарицательных. Но в Скайп- митингах все по другому. Там очень быстро можно посмотреть имя того или иного участника. Помните, собственное имя – одно из самых любимых слов человека. Начинайте свое обращение с имени.
4. ? Не делайте другие дела во время встречи. Самый лучший способ победить многозадачность, это сфокусировать внимание на настоящем. Каким бы скучным не был бы звонок, если вы приняли решение участвовать, то стоит довести дело до конца. Слушайте других, выступайте, задавайте вопросы. Помните, в условиях только дистанционного общения, видеоконференции- единственный способ поддерживать свой имидж.

Культура цифрового общения.

Человечество уже очень давно освоило межличностные коммуникации. Есть деловой этикет, правила поведения в общественных местах, культура письма и др. Если вы попробуете найти этикет общения в сети, то сильно разочаруетесь, так как пока нет единого понимания как правильно вести диалог удаленно. Наглядно и весело вы можете посмотреть видео о культурных различиях личного и дистанционного собрания.

В процессе удаленного общения мы можем столкнуться со следующими трудностями:

• опоздавшие на встречу могут начать всех приветствовать, вклинившись в разговор. Спикер может потерять нить выступления;
• могут начать говорить два участника одновременно. Из-за небольшой задержки связи это может перерасти в курьезную ситуацию, когда каждый из перебивающих дает слово собеседнику перебивая другого;
• могут быть оставлены без внимание скромные или неактивные участнике встречи. А как мы знаем, одна из главных задач собраний- это обмен мнениями. При очной встрече “молчунов” легче заметить, чем дистанционно;
• забытый включенный микрофон или видеокамера могут поведать другим участникам конференции много нового о вас или поставить в неудобное положение Фан-видео в тему (18+).

Этикет дистанционных собраний:

1. Подключайтесь к собраниям заранее, чтобы из-за технических или иных причин не опоздать. Прийти позже на очное собрание может помешать пробка, коллега, который остановил вас по пути, застрявший лифт. Опоздать на дистанционное собрание, то же самое, что просто не ответить на обычный звонок. Согласитесь, здесь все “свалить” получится только на технические трудности, да и то 1-2 раза.
2. Назначьте фасилитатора встречи. Это позволит вам снизить количество переживаний, затяжных споров и других вредителей продуктивных встреч.
3. Определите расписание встречи, проговорите роль каждого участника собрания. Таким образом вы сможете вовлечь каждого, при этом сохранить порядок.
4. Ведите минуты встречи в чате или на white board. Таким образом вы сможете поддерживать темп и продуктивность.
5. Сохраняйте баланс слушания и говорения. К сожалению, те, кто предпочитает много говорить offline, то же самое делает и в сети. Если вы предполагаете, что на встрече будет присутствовать болтун, проговорите с фасилитатором меры, которые нужно будет предпринять, чтобы избежать трансформации собрания в лекцию. Например, это может быть задавание вопросов другим участникам встречи.
6. Не ешьте во время собраний. Даже если вы отключили микрофон, кто-то может задать вам вопрос, а вы жуете.
7. Если включаете камеру, предусмотрите, что могут увидеть другие. Приведите себя в порядок. Сидеть в халате или домашней одежде на рабочих встречах- признак дурного тона. Также посмотрите, нет ли за вами на фоне беспорядка. Думаю, не лучшая идея – это сушилка для белья на заднем фоне.

Отсутствие личного контакта.

Пожалуй, самый большой недостаток дистанционных собраний – это отсутствие личного контакта. Различные исследования в области антропологии говорят, что в процессе личного общения мы обмениваемся не только словами, но и мимикой/жестами, прикосновениями, взглядами и другими невербальными сигналами. Все это нам дает дополнительную информацию, порой даже бОльшую, чем слова. В дистанционных собраниях есть только звук и картинка на экране.

Что делать, если еще не существует технологий, способных полностью заменить личное общение?

1. Начинайте встречу с общения на отвлеченные темы. Спросите других, как они провели свои выходные, куда планируют в отпуск, какая сегодня погода, – любые безопасные темы. Это позволит настроиться на одну волну с собеседниками.
2. Рассказывайте истории и просите рассказывать истории других. Исследования показывают, что истории способны синхронизировать настроение людей даже на расстоянии.
3. Делайте комплименты. Человеку комфортно общаться с теми людьми, с которыми он чувствует себя хорошо. Делая искренние комплименты, вы сближаетесь, даже если между вами тысячи километров.

Заключение

Постоянно меняющийся мир- это данность. Мы наблюдали большие изменения в прошлом, мы свидетели сильнейших изменений в настоящем и, конечно, нас ждут изменения в будущем.

«Выживает не самый сильный и не самый умный, а тот, кто лучше всех приспосабливается к изменениям.»

Чарльз Дарвин

Цифровые технологии уже изменили мир. Общение на расстоянии стало нормой.
Дистанционный формат коммуникации дает нам большие возможности в мобильности, продуктивности и скорости. Фокусируясь на диалоге, соблюдая культуру общения и заботясь о личности вашего собеседника вы сможете в полной мере насладиться таким видом общения.

Успехов на удалёнке!